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Ihre Daten verdienen höchsten Schutz. Als Messdienstleister verarbeiten wir personenbezogene Verbrauchsdaten, Stammdaten und Kommunikationsdaten Ihrer Mieter und Nutzer. Das sind sensible Informationen: Wer wie viel heizt, wie viel Wasser verbraucht und wann jemand zu Hause ist oder nicht. Diese Verantwortung nehmen wir ernst – nicht nur, weil es das Gesetz verlangt, sondern weil es der richtige Umgang mit den Daten Ihrer Mieter ist.
Datenschutz nach DSGVO
Die DSGVO – die Datenschutz-Grundverordnung – ist das zentrale europäische Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten. Sie regelt, wie Unternehmen mit den Daten natürlicher Personen umgehen dürfen.
Welche Daten verarbeiten wir?
Als Messdienstleister verarbeiten wir die folgenden Datenkategorien:
- Verbrauchsdaten (Heizung, Warmwasser, Kaltwasser): Diese Daten werden von den Messgeräten erfasst und dienen der verbrauchsabhängigen Abrechnung nach Heizkostenverordnung.
- Stammdaten der Nutzereinheiten: Name des Mieters, Adresse der Wohnung, Nutzungszeitraum (Einzug/Auszug), Wohnungsnummer und Fläche. Diese Daten werden von der Hausverwaltung oder dem Eigentümer bereitgestellt und dienen der korrekten Zuordnung der Verbrauchswerte und der Zustellung von Abrechnungen.
- Gerätedaten: Seriennummer, Gerätetyp, Einbauort, Einbaudatum, Eichgültigkeit, Batteriestatus und Funkstatus jedes installierten Messgeräts und Rauchwarnmelders. Diese Daten sind für das Gerätemanagement, die Fristenüberwachung und die Störungserkennung erforderlich.
- Kommunikationsdaten: E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Verwaltungsmitarbeitern, Eigentümern und in Einzelfällen von Mietern. Diese Daten werden ausschließlich für die Zustellung von Dokumenten und die Support-Kommunikation genutzt – niemals für Werbung oder Marketing.
- Prüf- und Wartungsdaten: Rauchwarnmelder-Prüfprotokolle (Datum, Ergebnis, Prüferkennung), Legionellenbefunde (Probenahmestelle, Laborergebnis, Maßnahmen). Diese Daten dienen der Nachweisführung gegenüber Behörden, Versicherungen und im Haftungsfall.
Zwecke der Verarbeitung – warum wir diese Daten brauchen
Es erfolgt keine Verarbeitung zu Marketingzwecken, kein Profiling (also keine automatisierte Auswertung von Verhaltensmustern), kein Datenhandel und keine Weitergabe an Werbetreibende. Im Einzelnen verarbeiten wir Daten für folgende Zwecke:
- Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung nach der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) – die gesetzliche Grundlage für die verbrauchsabhängige Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten in Mietwohnungen
- Gerätemanagement: Überwachung der Eichfristen und Abstimmung der Austauschtermine
- Nachweis der Verkehrssicherungspflicht bei Rauchwarnmeldern: Dokumentation der Installation, der jährlichen Funktionsprüfung und des Gerätezustands – als Schutz für den Eigentümer im Haftungsfall
- Dokumentation und Nachverfolgung der Legionellenprüfung nach Trinkwasserverordnung (TrinkwV): Laborbefunde, Behördenmeldungen, Maßnahmenprotokolle
- Support-Kommunikation und Einspruchsbearbeitung
Rechtsgrundlagen – auf welcher Basis wir Daten verarbeiten
Die DSGVO verlangt, dass jede Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Rechtsgrundlage beruht. Wir dürfen Daten also nicht einfach verarbeiten, weil wir sie haben, sondern nur, wenn es dafür eine gesetzliche Erlaubnis gibt. Unsere Verarbeitung stützt sich auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Die Verarbeitung ist erforderlich, um den Messdienstleistungsvertrag mit Ihnen zu erfüllen. Ohne die Verbrauchsdaten können wir keine Abrechnung erstellen, ohne die Stammdaten können wir die Abrechnung nicht zuordnen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Gesetzliche Pflichten: Verschiedene Gesetze verpflichten uns zur Datenverarbeitung, darunter die Heizkostenverordnung (HeizkostenV), die Trinkwasserverordnung (TrinkwV), die Landesbauordnungen (Rauchwarnmelderpflicht) und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse: Für bestimmte Zwecke, die nicht direkt vertraglich oder gesetzlich vorgeschrieben sind, aber im berechtigten Interesse liegen, wie die Störungserkennung bei Messgeräten und die Plausibilitätsprüfung von Verbrauchswerten zur Qualitätssicherung.
Aufbewahrungsfristen
Vertraglich vereinbart sind folgende Fristen (§ 13 Abs. 6 unserer AGB): Abrechnungsdaten 10 Jahre, Verbrauchsdaten 3 Jahre nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, Prüfprotokolle (Eichungen, Wartungen, Inspektionen) 10 Jahre.
Betroffenenrechte – Ihre Rechte und die Rechte Ihrer Mieter
Die DSGVO gibt jeder Person, deren Daten verarbeitet werden, umfassende Rechte. Betroffene Personen – also Mieter, Eigentümer und Verwaltungsmitarbeiter – haben das Recht auf Auskunft (Welche Daten haben Sie über mich?), Berichtigung (Korrigieren Sie falsche Daten), Löschung (Löschen Sie meine Daten, wenn kein Grund mehr für die Speicherung besteht), Einschränkung der Verarbeitung (Nutzen Sie meine Daten vorübergehend nicht), Datenübertragbarkeit (Geben Sie mir meine Daten in einem maschinenlesbaren Format) und Widerspruch (Ich widerspreche der Verarbeitung meiner Daten). Fragen zum Datenschutz richten Sie an info@klarmeter.de.
Häufig gestellte Fragen zu Datenschutz und Sicherheit
Was passiert mit den Daten, wenn ich den Dienstleister wechsle?
So regelt es der AVV (Anhang B.10 unserer AGB): Nach Vertragsende geben wir Ihnen die personenbezogenen Daten nach Ihrer Wahl zurück oder löschen sie. Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht werden bis zum Ablauf der Frist gesperrt verwahrt und danach gelöscht.
Werden die Verbrauchsdaten für Werbung oder Profiling genutzt?
Nein. Wir nutzen Verbrauchsdaten ausschließlich für die vertraglich vereinbarten Zwecke. Es findet kein Profiling statt – wir erstellen keine Verhaltensprofile, keine Verbrauchsmuster-Analysen zu Werbezwecken und keine Nutzerprofile. Ihre Daten werden nicht an Dritte verkauft, nicht an Werbetreibende weitergegeben und nicht für irgendwelche Zwecke verwendet, die über den Messdienstleistungsvertrag hinausgehen.
Wie kann ich als Verwaltung prüfen, ob meine Daten korrekt verarbeitet werden?
Im Rahmen des AVV haben Sie das Recht auf Kontrollen; Vor-Ort-Kontrollen sind nach Abstimmung mit mindestens vier Wochen Vorlauf möglich (Anhang B.7 unserer AGB).
Wo finde ich die Datenschutzerklärung?
Unsere Datenschutzerklärung finden Sie unter dem Menüpunkt Datenschutz. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@klarmeter.de.
Vertrauen beginnt mit Transparenz.
Sie haben Fragen zu unseren Datenschutzmaßnahmen, zur IT-Sicherheit oder benötigen den AVV für Ihren Datenschutzbeauftragten? Sprechen Sie mit uns. Datenschutz ist kein Hindernis, sondern ein Qualitätsmerkmal. Und wir sind stolz darauf, dass unsere Kunden uns ihre Daten anvertrauen.